หน่วยที่2

หน่วยที่2 ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสือสาร

1. ระบบและวิธีการเชิงระบบ
  การทำงานใด ๆ ให้ประสบผลสำเร็จบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นย่อมเกิดจากพื้นฐานวิธีการที่มีลำดับและขั้นตอนชัดเจนสามารถปฏิบัติซ้ำ ๆ ได้หลายครั้งอย่างถูกต้องและสมเหตุสมผลทุกครั้งไป เราเรียกกระบวนการและขั้นตอนนั้นว่า  “ระบบ”
  

        ระบบ (System)  หมายถึง  การทำงานขององค์ประกอบย่อยๆ  อย่างอิสระแต่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันจนกลายเป็นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของแต่ละงาน  สามารถตรวจสอบและปรับปรุงแก้ไขได้ทุกขั้นตอน  ระบบจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานหรือการดำเนินงานทุกประเภท
  

       วิธีการเชิงระบบ (System Approach)   วิธีเชิงระบบหรือวิธีระบบคือคำๆเดียวกัน  เป็นกระบวนการคิดหรือการทำงานอย่างมีแบบแผนชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ด้านต่าง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นวิธีการหรือผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอนฃเพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้วิธีระบบยังเป็นการช่วยป้องกันและแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นด้วย
องค์ประกอบของวิธีระบบ
   

     วิธีระบบมีองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ ได้แก่

   1.ปัจจัยนำเข้า Input) หมายถึง วัตถุสิ่งของต่างๆรวมถึงเหตุการณ์ สถานการณ์ วัตถุประสงค์ปัญหา ความต้องการ ข้อกำหนด กฎเกณฑ์ อันเป็นต้นเหตุของประเด็นปัญหา
   2.กระบวนการ(Process) หมายถึงวิธีการ ขั้นตอนในการปฏิบัติงาน การสร้างสรรค์ การแก้ปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาและปัจจัยนำเข้าให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือความต้องการ
   3.ผลลัพธ์ (Output) หมายถึง ผลงานที่ได้จากกระบวนการจัดการวัตถุดิบหรือปัจจัยนำเข้าผลงานที่ได้รับอาจจะเป็นวิธีการหรือชิ้นงานก็ได้ ซึ่งสามารถประเมินผลและตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับ (feedback)ได้

       2.ระบบสารสนเทศ

             

                ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดขององค์ประกอบที่ทำหน้าที่รวบรวม  ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อช่วยการตัดสินใจ และการควบคุมในองค์กร  ในการทำงานของระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยกิจกรรม 3 อย่าง คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input)  การประมวลผล (Processing)  และ การนำเสนอผลลัพธ์ (Output)  ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ (Feedback) เพื่อการประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า  ระบบสารสนเทศอาจจะเป็นระบบที่ประมวลด้วยมือ(Manual) หรือระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้ (Computer-based information system –CBIS) (Laudon & Laudon, 2001) 

แต่อย่างไรก็ตามในปัจจุบันเมื่อกล่าวถึงระบบสารสนเทศ มักจะหมายถึงระบบที่ต้องอาศัยคอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคม

สรุปได้ว่า ระบบสารสนเทศ ก็คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง 

3.องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

3.1 องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ

    องค์ประกอบหลักของระบบสานสนเทศ  มีองค์ประกอบหลัก   2  ส่วน   ได้แก่ 

ระบบการคิด  และระบบของเครื่องมือ

            ระบบการคิด  หมายถึง  กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ  จำแนก  แจกแจง และจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่างๆ  เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่  ระบบการคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้น  ที่สำคัญของงานสารสนเทศ

            ระบบเครื่องมือ  หมายถึง  วัสดุอุปกรณ์  หรือเครื่องมือ  ที่นำมาใช้ในการรวบรวม   จัดเก็บ และเผยแพร่  สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ  ปัจจุบันคอมพิวเตอร์  และเครือข่ายอินเตอร์เน็ต เป็นเครื่องมือในการจัดการสารสนเทศที่นิยมใช้อย่างแพร่หลาย

3.2 องค์ประกอบด้านต่าง ๆ ของระบบสารสนเทศ

            เนื่องจากสารสนเทศเป็นวิธีการหรือกระบวนการในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานต่าง ๆ ดังนั้นองค์ประกอบ สารสนเทศของงานแต่ละด้านจึงแตกต่างกัน 

    3.2.1 องค์ประกอบของสารสนเทศด้านจุดมุ่งหมาย ในการแก้ปัญหา มี 4 ประการ ได้แก่

          - ข้อมูล  (Data)

          - สารสนเทศ  (Information)

          - ความรู้  (Knowledge)

          - ปัญญา  (Wisdom)  ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน

3.2.2 องค์ประกอบของสารสนเทศด้านขั้นตอน ในการดำเนินงานมี  3  ประการ

คือ  ข้อมูลนำเข้า (Input) กระบวนการ (Process) และผลลัพธ์ (Output) การทำงานจะเริ่มตั้งแต่การเปลี่ยนข้อมูลดิบที่เข้ามาสู่การคำนวณประมวลผลหรือการกลั่นกรองจนได้ชิ้นงานหรือผลลัพธ์ (output) และจัดเก็บเพื่อนำออกมาเผยแพร่ในลักษณะของสารสนเทศต่อไป 

 3.2.3 องค์ประกอบของสารสนเทศในหน่วยงาน ได้แก่ บุคคลหรือองค์กร เทคโนโลยี ข้อมูล และระบบสารสนเทศ

            

 3.2.4.  องค์ประกอบระบบสารสนเทศทั่วไป   (Information  Process  Systems)  ประกอบด้วย องค์ประกอบดังนี้ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล (hardware)  ข้อมูล(data) สารสนเทศ (information)โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ (software) บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์ (people ware)

4. ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ ประกอบด้วย  3 ขั้นตอน 

ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)

                วิธีการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศ  แบ่งออกเป็น 4 หน่วยย่อยคือ

          1)  วิธีวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน (Mission Analysis) คือ การพิจารณาทิศทางในการดำเนินการและจุดมุ่งหมายของระบบสารสนเทศ เพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้  ผู้วิเคราะห์ต้องรู้ถึงองค์ประกอบของกระบวนการแก้ปัญหาด้วยสารสนเทศ โดยกำหนดจุดมุ่งหมายของการปฏิบัติงานอย่างกว้าง ๆ ให้ครอบคลุมสภาพปัญหาไปสู่สภาพที่พึงประสงค์ เพื่อเป็นเกณฑ์ว่างานนั้นสำเร็จดีหรือไม่                  มีปัญหาอุปสรรค ข้อบกพร่องหรือไม่อย่างไร

          2)  วิเคราะห์หน้าที่ (Functional Analysis) เป็นการกำหนดหน้าที่โดยละเอียดตามที่กำหนดไว้ในแนวทางปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ

          3)  วิเคราะห์งาน (Task Analysis) เป็นการกำหนดสิ่งที่ต้องการกระทำตามหน้าที่ที่ได้กำหนดไว้ในขั้นการวิเคราะห์หน้าที่ การวิเคราะห์หน้าที่และงานเป็นสิ่งขยายขั้นการวิเคราะห์แนวทางปฏิบัติงาน

          4)  วิเคราะห์วิธีการและสื่อ (Method-Means Analysis) เป็นการกำหนดหลักการปฏิบัติ กลวิธี และสื่อที่จะนำไปสู่จุดมุ่งหมาย หรือสิ่งที่ต้องการ

ขั้นที่ 2 การสังเคราะห์ระบบ (System Synthesis)

             วิธีการสังเคราะห์ระบบช่วยเกลี่ยน้ำหนักเนื้อหาหรือภาระงานของขั้นตอนต่าง ๆ ให้มีความสมดุลในการแก้ปัญหาซึ่งมีขั้นตอนย่อยดังนี้

          1)  การเลือกวิธีการหรือกลวิธี เพื่อหาช่องทางไปสู่จุดมุ่งหมายแล้วทดสอบและทดลองกลวิธี  เพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสารสนเทศที่วิเคราะห์และสังเคราะห์ไว้

          2)  ดำเนินการแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร โดยเลือกกลวิธีที่เหมาะสมที่วางแผนแล้วก่อนใช้กลวิธีนั้นดำเนินการแก้ปัญหา

           3)  ประเมินผลประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยการแก้ปัญหาแล้วประเมินผลเพื่อหาประสิทธิภาพของผลลัพธ์ได้

ขั้นที่ 3 การสร้างแบบจำลอง (Construct a Model)

                แบบจำลองเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิดออกมาเป็นภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งอาจเป็นภาพลายเส้น หรือรูปสามมิติ แบบจำลองระบบทำให้เข้าใจโครงสร้าง องค์ประกอบ และขั้นตอนในการดำเนินงาน สามารถตรวจสอบหรือทำนายผลที่จะเกิดขึ้นก่อนที่จะนำระบบไปใช้จริง  ระบบการทำงานแม้จะมีจุดมุ่งหมายอย่างเดียวกัน แต่อาจจะมีแบบจำลองระบบไม่เหมือนกัน

5.ประเภทของระบบสารสนเทศ

         1.ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคลในหน้าที่ที่รับผิดชอบ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง ราคาถูก แต่มีความสามารถในการประมวลผลด้วยความเร็วสูงขึ้น ประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่าย กว้างขวางและคุ้มค่ามากขึ้น 

             2. สารสนเทศระดับกลุ่ม  คือ  สารสนเทศที่ช่วยส่งเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีจุดมุ่งหมายในการทำงานอย่างเดียวกัน  ซึ่งส่งเสริมการใช้ข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานร่วมกัน  สารสนเทศระดับกลุ่ม จึงมีการใช้ระบบเครือข่ายมาร่วมในการทำงาน  จึงทำให้สามารถใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์และข้อมูลที่เก็บไว้ใน ระบบฐานข้อมูลร่วมกัน  ด้วยการสร้างแฟ้มข้อมูลขึ้นที่เครื่องเซิร์ฟเวอร์  ซึ่งทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการเก็บ ข้อมูล  เช่น พนักงานขายสามารถใช้ข้อมูลสิ้นค้าแบบเดียวกันได้ทุกคน  และนักเรียนสามารถสั่งพิมพ์เอกสาร ด้วยเครื่องพิมพ์เดียวกันจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ในห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์

           3. สารสนเทศระดับองค์กร  คือ  สารสนเทศที่ส่งเสริมการทำงานในภาพรวมขององค์กร  ซึ่งจะเกี่ยวข้อง สัมพันธ์กันในหลายฝ่าย  จึงมีการเชื่อมโยงสารสนเทศระดับกลุ่มหลาย ๆ กลุ่มเข้าด้วยกัน  ทำให้เกิดประโยชน์ในการบริหารงานในระดับผู้ปฏิบัติการและผู้บริหารระดับสูง  ซึ่งสามารถใช้ข้อมูลจากฝ่ายใดก็ได้  เพื่อประโยชน์ใน การตัดสินใจ

6.ข้อมูลและสารสนเทศ

6.1 ข้อมูล (data)

            ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ปรากฏให้เห็นเป็นประจักษ์สามารถรับรู้ได้ด้วยประสาทสัมผัสทั้งห้า ทั้งที่สามารถนับได้และนับไม่ได้ มีคุณลักษณะเป็นวัตถุสิ่งของ เหตุการณ์หรือสถานการณ์ ทั้งที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติและเป็นสิ่งที่มนุษย์สร้างขึ้น และต้องเป็นสิ่งมีความหมายในตัวมันเองซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของรูปภาพ  แสง  สี เสียง  รส  

6.2 สารสนเทศ (informational)

           สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองโดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่ การคำนวณและประมวลผลแล้ว สามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพต่อไปได้ 

6.3 ความรู้ (Knowledge)

            ความรู้ เป็นสภาวะทางสติปัญญาของมนุษย์ในการตีความสิ่งเร้าทั้งที่อยู่ภายในและภายนอกด้วยความเข้าใจสาระของเนื้อหา กระบวนการ และขั้นตอน อาจอยู่ในรูปของข้อมูลดิบหรือสารสนเทศระดับต่าง ๆ หรืออาจอยู่ในรูปของอารมณ์ความรู้สึกและเหตุผล 

6.4 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ   มีวิธีการจัดการดังนี้

      6.4.1 ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล (Data processing steps) มีการประมวลผลตามขั้นตอนต่าง ๆ ที่เหมาะสม ดังนี้

1.การรวบรวมข้อมูล (Data collection) หมายถึงการเก็บข้อมูลจำนวนมากจากแหล่งกำเนิด (capturing) มาทำการเข้ารหัส (Coding) ในรูปที่เหมาะสมต่อการจัดเก็บ  และการบันทึก (recording)  ในสื่อที่สามารถเก็บข้อมูลไว้ได้นาน ๆ 

2. การบำรุงรักษาและประมวลผลข้อมูล (Data Maintenance Processing) เป็นกระบวนการเก็บรักษาข้อมูลไว้ให้ใช้ได้ตลอดไป ซึ่งอาจประกอบด้วยปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยตลอดเวลา (updating)  ทำการแยกประเภท  (classifying)  จัดเรียงข้อมูล  (sorting)  และคำนวณหาข้อมูลใหม่จากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว  (calculating)  เพื่อให้ใช้งานได้หลากหลายมากขึ้น

  

 3.  การจัดการข้อมูล (Data Management) คือการสร้างระบบจัดการข้อมูลจำนวนมาก ให้สามารถนำมาใช้งานได้อย่างรวดเร็วทันเวลา  ซึ่งประกอบด้วยการจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลอย่างเป็นระบบ  

 4. การควบคุมข้อมูล (Data Control) เป็นการป้องกันรักษาข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วให้ปลอดภัย  ไม่ให้ข้อมูลที่มีค่าถูกขโมยไปใช้งานอย่างไม่ถูกต้อง

 5.  การสร้างสารสนเทศ (Information Generation) เป็นการตีความหมายของข้อมูลที่ได้มาแล้ว ค้นหาความหมายหรือความสำคัญที่มีคุณค่าของข้อมูลที่ได้โดยการนำไปประมวลผลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง  เช่น  การคำนวณ  การเรียงข้อมูล  (sorting)  การค้นหา (searching)  

            6.4.2 วิธีการเก็บข้อมูล (Data   Collection   Methode) ข้อมูลอาจเกิดขึ้นได้เองหรือ  เกิดจากการสร้าง   การทดลอง   และการประมวลผลก็ได้ เมื่อต้องการได้ความรู้   หรือต้องการทราบความหมาย

1.การสำรวจด้วยแบบสอบถาม ในการสำรวจข้อมูลความคิดเห็น  อาจจำเป็นต้องทำแบบสอบถาม เพื่อให้เข้าใจง่ายต่อการตอบและรวบรวมข้อมูล

2.การสัมภาษณ์ผู่ที่เกี่ยวข้อง หรือเป็นเจ้าของของข้อมูล อาจใช้วิธีเก็บข้อมูลด้วยการแจกแบบสอบถาม

เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล

หมายถึง คอมพิวเตอร์ที่เป็นเครื่องประมวลผลข้อมูลซึ่งมี 2 ประเภท

1.สถานีงาน (Workstation or Terminal) หมายถึง อุปกรณ์หรือเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ ที่เชื่อมต่อ กับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ทำหน้าที่เป็นสถานีปลายทางหรือสถานีงาน ที่ได้รับการบริการจากเครื่อง คอมพิวเตอร์แม่ข่าย เรียกว่าเป็นคอมพิวเตอร์ลูกข่าย (Workstation) ในระบบเครือข่ายระยะใกล้ มักมีหน่วยประมวลผล หรือซีพียูของตนเอง ในระบบที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เมนเฟรม เป็นศูนย์กลาง เรียกสถานีปลายทางว่าเทอร์มินอล (Terminal) ประกอบด้วยจอภาพและแป้นพิมพ์เท่านั้น ไม่มีหน่วยประมวลกลางของตัวเอง ต้องใช้หน่วยประมวลผลของคอมพิวเตอร์ศูนย์กลางหรือ Host

2.เครื่องบริการ เป็นเครื่องขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันหลายคนเป็นเครื่องที่ใช้เก็บฐานข้อมูลหรือโปรแกรมสำเร็จประยุกต์

เครื่อยข่ายการสื่อสารข้อมูล คือ เครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งใช้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องกันให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันหรือแลกเปลี่ยนกันได้

เครือข่ายคอมพิวเตอร์แบ่งแยกออกตามสภาพการเชื่อมโยงได้เป็น 3 ชนิดคือ 
1. เครือข่ายท้องถิ่น หรือเครือข่ายแลน (Local Area Network : LAN)
2. เครือข่ายระดับเมือง หรือเครือข่ายแมน (Metropolitan Area Network : MAN)
3. เครือข่ายระดับประเทศ หรือเครือข่ายแวน (Wide Area Network : WAN)



เครือข่ายท้องถิ่น (LAN)
เครือข่ายแลน หรือเครือข่ายท้องถิ่น เป็นเครือข่ายขนาดเล็ก ใช้กันอยู่ในบริเวณไม่กว้าง ซึ่งเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สื่อสารที่อยู่ในท้องที่บริเวณเดียวกันเข้าด้วยกัน เช่น ภายในอาคาร หรือภายในองค์การที่มีระยะทางไม่ไกลมากนัก เครือข่ายแลนจัดได้ว่าเป็น เครือข่ายเฉพาะขององค์การ การสร้างเครือข่ายแลนนี้องค์การสามารถดำเนินการทำเองได้ โดยวางสายสัญญาณสื่อสารภายในอาคาร หรือภายในพื้นที่ของตนเอง เครือข่ายแลนมีตั้งแต่เครือข่ายขนาดเล็ก ที่เชือมโยงคอมพิวเตอร์ตั้งแต่สองเครื่องขึ้นไป ภายในห้องเดียวกัน จนถึงเชื่อมโยงระหว่างห้อง หรือองค์การขนาดใหญ่ เช่น มหาวิทยาลัย

เครือข่ายระดับเมือง (MAN)
เป็นเครือข่ายที่ใช้ภายในเมือง หรือภายในจังหวัด เป็นระบบที่มีขนาดกลางอยู่ระหว่าง เครือข่ายแลน กับ เครือข่าย แวน

เครือข่ายระดับประเทศ (WAN)

เป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ในระยะห่างไกล เป็นเครือข่ายขนาดใหญ่ มีการติดต่อต่อสื่อสารกันในบริเวณกว้าง เช่น เชื่อมโยงระหว่างจังหวัด ระหว่างประเทศ การสร้างเครือข่ายระยะไกลจึงต้องอาศัยระบบบริการข่ายสายสาธารณะ เช่น การสื่อสารแห่ง ประเทศไทย ใช้วงจรสื่อสารผ่านดาวเทียม ใช้วงจรสื่อสารเฉพาะกิจที่มีให้ บริการแบบสาธารณะ เครือข่ายแวนจึงเป็นเครือข่ายที่ใช้กับองค์การที่มีสาขาห่างไกล และต้องการเชื่อมสาขา เหล่านั้นเข้าด้วยกัน เช่น ธนาคาร มีสาขาทั่วประเทศ มีบริการรับฝากและถอนเงินผ่านตู้เอทีเอ็ม